Dernière mise à jour : [Date]
1. Introduction
SP Canada Centre-du-Québec (ci-après « nous », « notre » ou « l’organisme ») est un organisme à but non lucratif voué au soutien des personnes atteintes de sclérose en plaques et de leur entourage dans la région du Centre-du-Québec.
Nous nous engageons à protéger la confidentialité et la vie privée de toutes les personnes qui utilisent nos services, participent à nos activités ou communiquent avec nous. Cette politique explique comment nous recueillons, utilisons, conservons et protégeons vos renseignements personnels.
2. Application de la politique
Cette politique s’applique à :
- Toutes les personnes qui utilisent nos services (personnes atteintes de SP, aidants naturels, membres de leur famille)
- Les bénévoles de l’organisme
- Les donateurs et participants à nos événements de collecte de fonds
- Les visiteurs de notre site web (si applicable)
- Toute personne qui communique avec nous
3. Lois applicables
Nous respectons toutes les lois applicables en matière de protection des renseignements personnels, notamment :
- La Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) au niveau fédéral
- La Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec (Loi 25)
4. Quels renseignements personnels recueillons-nous?
Selon votre interaction avec notre organisme, nous pouvons recueillir les types de renseignements suivants :
Renseignements de base
- Nom et prénom
- Adresse postale
- Numéro de téléphone
- Adresse courriel
- Date de naissance
- Langue de communication préférée
Renseignements liés à votre situation
- Lien avec la sclérose en plaques (personne atteinte, aidant, famille, ami)
- Date du diagnostic (si applicable)
- Besoins spécifiques en matière de services ou d’accommodements
- Participation à nos programmes et activités
Renseignements financiers (si applicable)
- Informations de don (montant, date, méthode de paiement)
- Numéro de reçu fiscal
- Note : Nous ne conservons jamais les numéros de carte de crédit complets
Renseignements de santé (seulement si pertinent pour les services)
- Informations médicales nécessaires pour adapter nos services
- Ces informations sont recueillies avec votre consentement explicite et conservées de manière particulièrement sécurisée
5. Comment recueillons-nous ces renseignements?
Nous recueillons vos renseignements personnels de différentes façons :
Directement de vous :
- Formulaires d’inscription à nos services ou programmes
- Formulaires de don
- Inscription à des événements
- Communications téléphoniques, par courriel ou en personne
- Sondages de satisfaction ou d’évaluation des besoins
Automatiquement (site web, si applicable) :
- Adresse IP
- Type de navigateur
- Pages visitées
- Témoins (cookies) – avec votre consentement
De sources publiques :
- Annuaires publics (seulement pour vérifier les coordonnées que vous nous avez fournies)
6. Pourquoi recueillons-nous ces renseignements?
Nous utilisons vos renseignements personnels uniquement pour les fins suivantes :
Prestation de services
- Vous fournir les services et le soutien demandés
- Vous inscrire à nos programmes, groupes de soutien et activités
- Adapter nos services à vos besoins spécifiques
- Vous contacter concernant nos services
Communication
- Vous informer de nos activités, événements et programmes
- Vous envoyer notre infolettre (avec votre consentement)
- Répondre à vos questions et demandes
- Vous tenir au courant des nouveautés concernant la SP
Dons et reçus fiscaux
- Traiter vos dons
- Émettre vos reçus fiscaux
- Vous remercier pour votre générosité
- Vous informer de l’impact de vos dons (avec votre consentement)
Amélioration de nos services
- Évaluer et améliorer nos programmes
- Comprendre les besoins de la communauté
- Produire des statistiques anonymes
Obligations légales
- Respecter nos obligations fiscales et légales
- Conserver les documents requis par la loi
7. Consentement
Comment obtenons-nous votre consentement?
Consentement explicite (écrit ou verbal) : Nous demandons toujours votre consentement explicite pour :
- Recueillir des renseignements de santé
- Vous inscrire à notre infolettre
- Vous contacter pour des activités de financement
- Partager votre témoignage ou votre photo
Consentement implicite : Votre consentement est considéré implicite lorsque :
- Vous nous fournissez volontairement vos coordonnées pour utiliser nos services
- Vous faites un don en ligne ou par chèque
Comment retirer votre consentement?
Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment en :
- Nous contactant par téléphone, courriel ou courrier postal (coordonnées à la section 14)
- Cliquant sur le lien de désabonnement dans nos courriels
- Nous avisant verbalement lors d’une rencontre
Important : Retirer votre consentement peut limiter notre capacité à vous fournir certains services. Nous vous expliquerons les conséquences avant de procéder.
8. Partage de vos renseignements personnels
Nous ne vendons JAMAIS vos renseignements personnels.
Nous pouvons partager vos renseignements uniquement dans les situations suivantes :
Avec votre consentement explicite :
- Avec d’autres organismes de soutien si vous nous le demandez
- Dans des témoignages ou publications (avec votre autorisation écrite)
Avec nos fournisseurs de services :
- Fournisseurs de services informatiques (hébergement de données, courriel)
- Comptables et auditeurs
- Entreprises de traitement des dons
- Tous nos fournisseurs sont tenus par contrat de protéger vos renseignements et de les utiliser uniquement pour les fins prévues
Avec la Société canadienne de la sclérose en plaques :
- Si nous sommes affiliés, certaines informations peuvent être partagées pour la coordination des services
- Toujours avec votre consentement et dans votre intérêt
Pour respecter la loi :
- Si la loi nous oblige à divulguer certains renseignements
- Pour protéger nos droits légaux
- En cas d’urgence médicale ou de sécurité
9. Protection de vos renseignements
Nous prenons la sécurité de vos renseignements très au sérieux.
Mesures de sécurité physiques :
- Bureaux verrouillés
- Classeurs sécurisés pour les documents papier
- Accès limité aux locaux
- Déchiquetage sécuritaire des documents confidentiels
Mesures de sécurité électroniques :
- Mots de passe robustes et changés régulièrement
- Cryptage des données sensibles
- Pare-feu et logiciels antivirus à jour
- Sauvegardes régulières et sécurisées
- Accès restreint aux bases de données
Mesures administratives :
- Formation du personnel et des bénévoles sur la confidentialité
- Politiques claires sur l’accès aux renseignements
- Vérification régulière de nos pratiques de sécurité
- Accords de confidentialité signés par le personnel et les bénévoles
Destruction sécuritaire :
- Les documents papier sont déchiquetés
- Les données électroniques sont supprimées de façon permanente
- Respect des délais de conservation prévus par la loi
10. Conservation de vos renseignements
Nous conservons vos renseignements personnels seulement aussi longtemps que nécessaire pour :
- Vous fournir nos services
- Respecter nos obligations légales et fiscales
- Résoudre des litiges éventuels
Durées de conservation typiques :
Dossiers de services :
- Conservés pendant la durée de votre participation active à nos programmes
- Puis archivés pendant 7 ans après votre dernière interaction
- Ensuite détruits de façon sécuritaire
Dossiers de dons :
- Conservés pendant 7 ans pour fins fiscales (exigence légale)
- Ensuite détruits de façon sécuritaire
Inscriptions aux événements :
- Conservés pendant 2 ans après l’événement
- Ensuite détruits de façon sécuritaire
Renseignements de santé :
- Conservés aussi longtemps que vous utilisez nos services
- Puis archivés pendant 7 ans
- Destruction sécuritaire avec précautions supplémentaires
11. Vos droits
Vous avez plusieurs droits concernant vos renseignements personnels :
Droit d’accès
Vous pouvez demander à consulter les renseignements personnels que nous détenons à votre sujet.
Droit de rectification
Vous pouvez demander la correction de renseignements inexacts ou incomplets.
Droit de retrait
Vous pouvez demander la suppression de vos renseignements (sous réserve de nos obligations légales de conservation).
Droit à la portabilité
Vous pouvez demander une copie de vos renseignements dans un format utilisable.
Droit d’opposition
Vous pouvez vous opposer à certaines utilisations de vos renseignements (par exemple, recevoir des sollicitations).
Droit de limiter l’utilisation
Vous pouvez demander que nous limitions l’utilisation de certains renseignements.
Comment exercer vos droits?
Contactez-nous par les moyens indiqués à la section 14. Nous répondrons à votre demande dans les 30 jours.
Nous pourrions vous demander de prouver votre identité avant de donner accès à vos renseignements personnels.
12. Renseignements sur les mineurs
Si vous avez moins de 18 ans, nous demandons généralement le consentement de votre parent ou tuteur légal avant de recueillir vos renseignements personnels.
Exception : Pour certains services confidentiels destinés aux jeunes (comme les lignes d’écoute), nous pouvons recueillir des renseignements sans le consentement parental, conformément à la loi.
13. Utilisation de témoins (cookies) sur notre site web
[Si vous avez un site web]
Notre site web peut utiliser des témoins (cookies) pour :
- Améliorer votre expérience de navigation
- Mémoriser vos préférences
- Analyser le trafic sur notre site (de manière anonyme)
Vous pouvez désactiver les témoins dans les paramètres de votre navigateur. Cela pourrait cependant affecter certaines fonctionnalités du site.
Nous utilisons uniquement des témoins essentiels et analytiques. Nous n’utilisons pas de témoins de suivi publicitaire.
14. Comment nous contacter
Si vous avez des questions, des préoccupations ou des demandes concernant cette politique de confidentialité ou vos renseignements personnels, contactez-nous :
SP Canada Centre-du-Québec
Responsable de la protection des renseignements personnels : Annie Gaudreau
Adresse postale : 1140 rue Cormier, Drummondville, Qc J2C 2M9
Téléphone : 819-474-6556
Courriel : info.centreduqc@spcanada.ca
Heures d’ouverture : Mardi & Jeudi 9h00 à 16h00
Nous nous engageons à répondre à toute demande ou plainte dans les 30 jours.
15. Plaintes
Si vous n’êtes pas satisfait de notre réponse concernant vos renseignements personnels, vous avez le droit de déposer une plainte auprès des autorités compétentes :
Au Québec : Commission d’accès à l’information du Québec Téléphone : 1-888-528-7741 Site web : www.cai.gouv.qc.ca
Au niveau fédéral : Commissariat à la protection de la vie privée du Canada Téléphone : 1-800-282-1376 Site web : www.priv.gc.ca
16. Modifications à cette politique
Nous pouvons modifier cette politique de confidentialité de temps à autre pour refléter :
- Les changements dans nos pratiques
- Les nouvelles exigences légales
- L’évolution de nos services
Quand nous modifions cette politique :
- Nous publions la nouvelle version sur notre site web (si applicable)
- Nous indiquons clairement la date de la dernière mise à jour
- Pour les changements importants, nous vous en informerons directement (par courriel ou courrier)
Nous vous encourageons à consulter régulièrement cette politique.
17. Transparence et responsabilité
Nous nous engageons à :
- Être transparents sur nos pratiques de confidentialité
- Former régulièrement notre personnel et nos bénévoles
- Réviser et améliorer continuellement nos pratiques
- Répondre rapidement à vos préoccupations
- Respecter nos engagements envers vous
Notre promesse : Vos renseignements personnels sont précieux et nous les traitons avec le plus grand respect et la plus grande sécurité.
18. Langue
Cette politique est disponible en français.
Date d’entrée en vigueur de cette politique : [Date]
Approuvée par : [Nom du conseil d’administration ou responsable]